13/12/2021

Pourquoi utiliser Rapidmooc avec la suite Microsoft 365

Qu’est-ce que Microsoft 365?

Microsoft 365 (anciennement Office 365) est la suite collaborative en ligne de Microsoft intégrant un ensemble d’application pour travailler, apprendre, organiser, communiquer et créer.  

Utilisée par plus d’1 million d’entreprises dans le monde (dont plus de 730 000 aux Etats-Unis), la suite Microsoft 365 a rencontré un succès phénoménal ces dernières années et permis a Microsoft de retrouver les sommets.

Si la suite Microsoft 365 est particulièrement connue pour les applications phares que sont Word, Powerpoint, Excel, Outlook et Teams, elle dispose également de nombreux outils qui peuvent vraiment vous faciliter la vie dans l’utilisation quotidienne d’un Rapidmooc.

Nous vous proposons d’explorer ci-dessous les cas d’utilisation les plus pertinents.

Comment utiliser Microsoft 365 avec Rapidmooc ?

1. Créer des supports de présentation attractifs

Même s’il est parfois décrié (attention à l’abus de bullet points 😊) Powerpoint reste la référence pour concevoir des modèles de présentation dynamiques et créatifs. Idéal pour créer des contenus attractifs sur lesquels vous incruster en vidéo avec votre studio Rapidmooc, Powerpoint permet également de saisir le texte prompteur dans les notes de chaque diapositive qui sera chargé et affiché lors de l’enregistrement vidéo.  

Création de Video E-learning
Création de Video E-learning

2. Animer des réunions et des cours à distance en mode studio

L’utilisation des solutions de web conférence est montée en puissance depuis deux ans jusqu’à devenir indispensable au bon fonctionnement des organisations. Microsoft Teams fait partie de ces plateformes qui ont connu une progression fulgurante : elle compte près de 150 millions d’utilisateurs quotidiens à mi-2021 (Source Statista) !

Bien avant la pandémie de COVID-19, Rapidmooc a intégré les solutions de webmeeting comme Teams pour des réunions à distance plus créatives et ludiques. Depuis, cet usage s’est intensifié, répondant au besoin exponentiel de garder le lien avec ses collaborateurs tout en offrant une expérience interactive de partage et de communication.  

En effet, un studio d’enregistrement Rapidmooc – généralement installé dans une pièce de 15 à 20m2 – offre un environnement idéal pour permettre à un intervenant de retrouver les sensations d’un cours en présentiel :

Il adopte une posture debout qui permet de mieux respirer et poser sa voix

Il offre à aux participants un environnement professionnel avec un éclairage et un décors qualitatif (réel ou en incrustation fond vert)

Il est en mesure d’exploiter son langage non-verbal

En extension, il est possible d’utiliser plusieurs dispositifs pour « augmenter » votre studio de cours et de réunions en direct :

Affichage de la présentation, des participants ou des questions sur un second écran

Branchement de lecteurs de documents ou tablettes graphiques sur une des trois entrées HDMI disponibles

Connexions de plusieurs caméras pour mise en place de véritables plateaux TV !

Utilisation de dispositifs innovants type lightboard pour retrouver les sensations des tableaux des salles de cours

Avec un tel dispositif, Rapidmooc permet d’améliorer sensiblement l’attention des participants et la qualité générale des échanges. C’est également un excellent moyen de mettre en place un système inclusif pour vos réunions ou formations hybrides.

3. Stocker des vidéos et des contenus de présentation

Nos studios Rapidmooc fonctionnent très bien avec des clés USB pour l’import et l’export de contenus (textes prompteur, images, vidéos enregistrées, etc). Néanmoins, la tendance actuelle est de s’affranchir de l’utilisation des clés USB pour une sécurité renforcée.

Parmi les alternatives existantes, la solution de stockage OneDrive – intégrée à Microsoft 365 – permet d’offrir une option idéale : à la fois plus simple d’utilisation et mieux perçue par les responsables IT sur le plan de la sécurité, elle est également disponible sur les studios Rapidmooc pour un partage de fichiers en quelques clics, directement depuis la borne vidéo.

4. Diffuser des vidéos via différents canaux

Simplifier l’enregistrement de vidéos et le rendre accessible au plus grand nombre est certainement le facteur le plus important du succès de Rapidmooc dans les entreprises et les universités.

Pour autant, la simplification du workflow de publication et de diffusion des vidéos est également une préoccupation de nos clients. C’est pourquoi Microsoft 365 est une solution parfaitement complémentaire à notre outil de production, offrant de nombreuses possibilités pour partager les vidéos selon différentes modalités et en maitrisant finement les droits d’accès aux contenus :

Liens OneDrive

Push email

Application de messagerie sécurisée Kaizala

Intégration à un site SharePoint

Discussion Teams

5. Outil de réservation du studio

Une fois que votre salle de tournage est installée, il convient de définir une organisation autour de son utilisation. Au même titre qu’une salle de réunion, sa rotation sera optimisée grâce à un système de réservation indiquant clairement les disponibilités et créneaux sur lesquels se positionner : Calendar ou Microsoft Booking permettent de le faire très facilement.

6. Suivre l’utilisation du studio et la satisfaction client

Retrouvez l’ensemble des étapes à suivre pour bien piloter l’intégration de votre studio ici. Nous nous concentrerons ici uniquement sur la phase post-test, où la collecte des avis et retour d’utilisation est indispensable.

Créer des sondages est une solution à la fois très simple et très efficace. Catégorisez les types de réponses et recueillez l’ensemble des données pour pouvoir établir un rapport complet sur les différentes phases de développement.

Microsoft 365 intègre justement l’application Forms, qui permet de produire et diffuser vos questionnaires

7. Gérer son projet vidéo avec Planner

L’organisation est souvent clé dans la réussite d’un projet. C’est d’autant plus vrai lorsqu’on se parle de production vidéo. Au-delà du tournage, de nombreux pré-requis et éléments logistiques sont à préparer en amont, à suivre le jour J et à surveiller en aval.

Structurer la chronologie ou proposer une vision catégorisée par type de tâche permet d’optimiser la gestion du projet et le suivi au sein de l’équipe. Il est essentiel de bien définir les différentes étapes de :

Préparation

Enregistrement

Publication

Ci-dessous un exemple de template de tableau, présentant une liste non exhaustive de cases à cocher pour la première phase préparatoire.

Video Recording Studios

8. Favoriser l’expérience collaborateur avec Microsoft Viva

Microsoft Viva est la première plateforme dédiée à l’expérience collaborateur, conçue pour favoriser l’engagement, la formation, le bien-être et le partage de connaissances au sein de son environnement de travail. Intelligente, pratique et modulable, elle permet de mutualiser tous les contenus essentiels à l’épanouissement professionnel de chacun.

 

En partageant vos contenus créés avec le studio Rapidmooc sur cette plateforme, n’hésitez pas à montrer un « behind the scenes » pour répandre les ondes positives et rassembler vos collaborateurs autour de l’émulation collective d’un tournage de vidéo.

Création de Video E-learning

(source : Microsoft)

9. Authentifier les utilisateurs

Rapidmooc est une borne d’enregistrement généralement installée dans une pièce accessible en libre-service. Nos studios mettent la production de contenu vidéo à la portée de tous. Au regard du potentiel considérable d’utilisation partagée de cet outil, il va sans dire que le nombre d’utilisateurs peut aisément dépasser la quinzaine au sein d’une organisation.  

Pour leur permettre de d’accéder à leurs données et de conserver des paramètres d’utilisation personnels, il est nécessaire de mettre en place un système d’authentification, ce que la suite Microsoft 365 permet grâce au paramétrage de comptes individuels dès le départ.

Vous l’aurez compris, la suite Microsoft 365 intègre des solutions complémentaires qui optimisent votre organisation quotidienne mais aussi la création vidéo avec un studio Rapidmooc.

Avec plus de 450 studios déployés dans plus de 20 pays, nous œuvrons à faciliter la mise en place de notre solution tout-en-un au sein d’universités et d’entreprises. A la recherche d’un nouvel outil de formation ? Contactez-nous et découvrez la philosophie Rapidmooc !