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Was ist Microsoft 365?
Microsoft 365 (ehemals Office 365) ist die Online-Suite von Microsoft zur interaktiven Zusammenarbeit, die eine Reihe von Anwendungen zum Arbeiten, Lernen, Organisieren, Vernetzen und Kreativsein umfasst.
Microsoft 365 wird weltweit von mehr als 1 Million Unternehmen genutzt und war in den letzten Jahren ein großer Erfolg, der das Unternehmen Microsoft zurück an einen Spitzenplatz gebracht hat.
Die Microsoft 365-Suite ist zwar vor allem für ihre Schlüsselanwendungen Word, Powerpoint, Excel, Outlook und Teams bekannt, verfügt aber auch über zahlreiche Tools, die Ihnen das Leben bei der täglichen Nutzung eines Rapidmoocs wirklich erleichtern können.
Im Folgenden möchten wir Ihnen einige der relevantesten Anwendungsfälle vorstellen.
Wie nutzt man Microsoft 365 mit Rapidmooc?
1. Erstellen Sie ansprechende Präsentationsmaterialien
Auch wenn es hin und wieder belächelt wird (Vorsicht vor zu vielen Bullet Points 😊), bleibt Powerpoint die Standardlösung für die Gestaltung dynamischer und kreativer Präsentationsvorlagen. Powerpoint ist ideal, um ansprechende Inhalte zu erstellen, in die Sie sich mit Ihrem Rapidmooc Studio per Video einblenden lassen können. Außerdem ermöglicht das Tool die direkte Eingabe von Prompter-Texten in die Foliennotizen, die bei der Videoaufnahme mit dem Studio geladen und automatisch angezeigt werden.
2. Leiten Sie Besprechungen und Lehrveranstaltungen im Studio-Modus
Die Nutzung von Webmeeting-Lösungen hat in den letzten zwei Jahren stark zugenommen, bis sie schließlich für das reibungslose Funktionieren von Organisationen unverzichtbar wurde. Microsoft Teams gehört zu diesen Plattformen, die einen rasanten Aufstieg erlebt haben: Mitte 2021 zählte es laut Statista fast 150 Millionen tägliche Nutzer!
Schon lange vor der COVID-19-Pandemie integrierte Rapidmooc Webmeeting-Lösungen wie Teams, um kreativere und unterhaltsamere Remote-Meetings zu ermöglichen. Inzwischen ist dieser Einsatz noch intensiver geworden und entspricht dem wachsenden Bedürfnis, mit seinen Kolleg*innen in Verbindung zu bleiben und gleichzeitig interaktiven Austausch und effiziente Zusammenarbeit möglich zu machen.
Ein Rapidmooc Videostudio, das in der Regel in einem 15 bis 20 m² großen Raum untergebracht wird, bietet die ideale Umgebung, um einer/m Sprecher*in die Möglichkeit zu geben, sich wie bei einer Präsentation vor Publikum zu fühlen:
Er/sie nimmt eine stehende Haltung ein, die es ihm/ihr ermöglicht, besser zu atmen und seine/ihre Stimme richtig zu nutzen.
Er/sie bietet den Teilnehmer*innen eine professionelle Umgebung mit qualitativer Beleuchtung und Ausstattung (reales Umfeld oder Green-Screen-Einblendung).
Er/sie ist in der Lage, nonverbale Kommunikation einzusetzen.
Darüber hinaus bieten sich Ihnen verschiedene Optionen, um das Studio für Live-Kurse und Besprechungen zu verwenden:
Anzeigen der Präsentation, der Teilnehmer*innen oder gestellter Fragen auf einem zweiten Bildschirm
Anschließen von Dokumentenkameras oder Grafiktabletts an einen der drei verfügbaren HDMI-Eingänge
Anschließen mehrerer Kameras, um regelrechte Fernsehstudios einzurichten
Verwenden innovativer Geräte wie Lightboards, um das Gefühl von Tafeln in Klassenzimmern zu erhalten
Mit einer solchen Ausstattung kann Rapidmooc die Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen und die allgemeine Qualität des Austauschs deutlich verbessern. Damit ist es auch ein hervorragendes Mittel, um ein ganzheitliches System für Ihre hybriden Meetings oder Schulungen einzurichten.
3. Speichern Sie Videos und Präsentationsinhalte
Die Rapidmooc Studios können mit USB-Sticks genutzt werden, um Inhalte (Telepromptertexte, Bilder, aufgezeichnete Videos usw.) zu importieren und exportieren. Der aktuelle Trend geht jedoch dahin, sich von der Verwendung von USB-Sticks zu lösen, um eine höhere Sicherheit zu gewährleisten.
Unter den bestehenden Alternativen bietet die in Microsoft 365 integrierte Cloud-Speicherlösung OneDrive eine geeignete Option: Sie ist einfach zu bedienen, wird von IT-Experten als sicherer angesehen – und ist in der Rapidmooc-Benutzerumgebung direkt verfügbar, um Dateien mit wenigen Klicks direkt vom Videostudio aus in gewohnter Umgebung abzuspeichern.
4. Verbreiten Sie Videos über verschiedene Kanäle
Die Aufnahme von Videos zu vereinfachen und einer möglichst großen Zahl von Menschen zugänglich zu machen, ist sicherlich der wichtigste Faktor für den Erfolg von Rapidmooc in Unternehmen und Universitäten.
Dennoch ist die Vereinfachung des Workflows für die Veröffentlichung und Verbreitung von Videos auch ein Anliegen unserer Kunden. Daher ist Microsoft 365 eine Lösung, die unser Videostudio perfekt ergänzt und zahlreiche Möglichkeiten bietet, Videos auf unterschiedliche Weise zu teilen und dabei die Zugriffsrechte auf die Inhalte genau zu kontrollieren:
OneDrive-Links
Push-E-Mails
Microsoft Kaizala Secure Messaging-Anwendung
Integration in eine SharePoint-Seite
Diskussionsteams
5. Setzen Sie ein Tool zur Buchung des Rapidmooc Studios ein
Sobald Ihr Aufnahmeraum eingerichtet ist, sollten Sie ein System für seine Nutzung festlegen. Ähnlich wie bei einem Besprechungsraum lässt sich die Auslastung durch ein Buchungssystem optimieren, das die Verfügbarkeiten und freien Zeitfenster klar angibt: Microsoft Calendar oder Microsoft Booking ermöglichen dies sehr einfach.
6. Behalten Sie die Nutzung des Rapidmooc Studios und die Nutzerzufriedenheit im Blick
Eine Übersicht über alle Schritte, die Sie beachten sollten, wenn Sie Ihr Studio erfolgreich integrieren wollen, finden Sie hier . An dieser Stelle konzentrieren wir uns ausschließlich auf die Zeit nach der Testphase, in der das Sammeln von Meinungen und Feedback von Nutzer*innen unerlässlich ist.
Dafür bietet sich das Erstellen von Umfragen an. Umfragen sind eine sehr einfache und zugleich sehr effektive Lösung, mit der Sie die Antworttypen kategorisieren und Sie alle Daten sammeln können, um einen umfassenden Bericht über die verschiedenen Teilbereiche der Nutzung zusammenzustellen.
In Microsoft 365 ist dazu die Anwendung Forms integriert, mit der Sie Ihre Fragebögen erstellen und verbreiten können.
Tipps & Tricks für die Einführung neuer Schulungsinstrumente
7. Organisieren Sie Ihr Videoprojekt mit Microsoft Planner
Eine gut durchdachte Organisation ist oft der Schlüssel zum Erfolg eines Projekts. Dies gilt umso mehr, wenn es um die Produktion von Videos geht. Neben dem eigentlichen Dreh müssen zahlreiche Voraussetzungen und logistische Elemente vorbereitet, am Tag X überwacht und im Nachhinein kontrolliert werden.
Eine strukturierte Zeitleiste oder eine nach Aufgabentypen kategorisierte Übersicht hilft, das Projektmanagement und die Nachbereitung innerhalb des Teams zu optimieren. Dabei ist es entscheidend, die einzelnen Schritte klar zu definieren:
Vorbereitung
Aufnahme
Veröffentlichung
Das folgende Beispiel für eine Tabellenvorlage zeigt eine grobe Liste von Punkten, die in der Vorbereitungsphase abgehakt werden sollten.
8. Fördern Sie das Mitarbeitererlebnis mit Microsoft Viva
Die Plattform Microsoft Viva wurde speziell entwickelt, um das Mitarbeitererlebnis zu optimieren:
für mehr Engagement, Weiterbildung, Wohlbefinden und Wissenstransfer am Arbeitsplatz. Die intelligente, praktische und modulare Plattform ermöglicht die gemeinsame Nutzung aller Inhalte, die für die berufliche Entwicklung jedes Einzelnen wichtig sind.
Unser Tipp? Wenn Sie das nächste Mal einen mit dem Rapidmooc Studio erstellten Inhalt teilen, geben Sie Ihren Kolleg*innen einen Blick „behind the scences“. So können auch Personen, die das all-in-one Videostudio bisher noch nicht nutzen konnten, die gute Stimmung beim Videodreh erleben!
(Quelle : Microsoft)
9. Verwenden Sie eine nutzerspezifische Authentifizierung
Rapidmooc ist ein Videostudio, das in der Regel in einem Raum eingerichtet wird, der frei zugänglich ist. Unsere Studios machen die Erstellung von Videoinhalten durch ihre einfache und intuitive Nutzung für jedermann zugänglich. Es versteht sich von selbst, dass die Anzahl der Nutzer*innen in einem Unternehmen schnell mehr als 15 betragen kann, da das Tool ein hohes Potenzial für die gemeinschaftliche Nutzung über alle Abteilungen und Teams hinweg bietet.
Um ihnen den Zugriff auf ihre Daten und die Beibehaltung persönlicher Nutzungseinstellungen zu ermöglichen, sollte im Idealfall ein Authentifizierungssystem eingerichtet werden. Glücklicherweise ermöglicht die Microsoft 365-Suite dies durch die Einrichtung individueller Konten von Beginn an.
Wie Sie sehen, bietet die Microsoft 365-Suite zusätzliche Lösungen, die Ihre tägliche Organisation optimieren, aber auch die Videoerstellung mit einem Rapidmooc-Studio perfekt unterstützen.