Les formes d’apprentissage sont en constante évolution grâce aux nouvelles technologies. Qu’il s’agisse d’élargir la créativité, d’offrir plus de liberté ou d’automatiser de la production de contenus, les nouveaux outils de formation ne cessent de se développer pour répondre à ces besoins évolutifs, que ce soit pour le milieu éducatif ou la formation continue en entreprise. Pourtant, une fois la solution identifiée, il reste un défi de taille : son intégration dans votre structure et l’accompagnement des utilisateurs. Comment optimiser la mise en place de ces nouveaux outils de formation ? Quelles sont les étapes-clés pour réussir à faire adopter une nouvelle solution ?
Gestion du projet – vision d’ensemble
Le processus d’intégration se divise en 3 grandes phases : préparation, test, évaluation. Comme tout projet innovant, il est effectivement nécessaire de préparer le terrain, de mobiliser les ressources pour maximiser la qualité du déploiement et d’engager les utilisateurs dès la première heure. Enfin, l’analyse des résultats est indispensable pour prendre la mesure du succès de l’opération et permettre son évolution.
A chaque étape, il est essentiel de générer l’adhésion des formateurs et apprenants. Cela dit, nul besoin de les impliquer dès le début : l’installation étant cadencée, elle ne requiert pas les mêmes métiers selon son avancement. En réalité, les questions auxquelles l’outil répondra sont très simples :
Quoi
Quels sont les bénéfices et objectifs ?
Comment
Quel est le mode d’utilisation, quelles sont les fonctionnalités principales ? Comment en tirer le meilleur ? A quels réseaux faut-il le connecter ?
Qui
Quels seront les utilisateurs et quels différents rôles auront-ils face à cet outil ?
Où
À quel(s) emplacement(s) faudra-t-il positionner cet outil ? sur quels canaux pourra-t-il fonctionner ?
Quand
À quel moment sera-t-il mis à disposition des utilisateurs ? quelle est la fréquence d’utilisation prévue ?
Une fois que vous aurez défini ces prérequis, vous pourrez alors structurer le calendrier de déploiement qui aidera à choisir le nouvel outil de formation en toute sérénité !
Etapes – clés
1) Mobiliser une équipe dédiée au projet
Pour une transition souple, mieux vaut rassembler un petit groupe de prescripteurs experts. Assurez-vous d’avoir des compétences variées au sein de ce comité, afin de maximiser la légitimité et l’appréciation de la solution : learning manager, responsable technique, responsable communication interne, etc.
Identifiez les parties prenantes pertinentes et assignez un chef de projet qui conduira le choix et la mise en place du nouvel outil de formation.
2) Identifier les niveaux d’utilisateurs
Quel que soit l’outil choisi, le vivier d’utilisateurs se répartit en plusieurs groupes, ayant chacun leurs objectifs, besoins et comportements face la nouveauté ainsi matérialisée. Catégoriser ces différentes équipes permet d’adapter le discours et les moyens à mettre à disposition. Par exemple, le concepteur d’un programme de formation n’aura pas le même usage que le formateur créateur de contenu. Bien comprendre les usages de chacun vous permettra de présenter l’intérêt et les fonctionnalités de la solution sous l’angle le plus parlant pour chaque groupe.
Une fois que vous aurez identifié les différents niveaux, veillez à ce que chaque palier ait son « représentant » lors de la phase de test pilote. Leurs retours sur les premiers tests permettront d’ancrer des besoins et d’améliorer votre communication sur l’outil.
3) Formaliser les besoins
Après un long travail de recherche de votre côté, vous avez probablement un panel d’informations très riche, qu’il vous faut structurer. Avez-vous bien couvert toutes les problématiques ? Comme mentionné dans la partie « Gestion de projet », il est important de clarifier les facteurs-clés de réussite et de suffisamment les détailler : KPIs, usages, audiences cibles, cadre spatio-temporel.
N’hésitez pas à échanger avec les différents métiers concernés par ce changement, de façon informelle ou à travers un questionnaire préparatoire. Il est possible que les retours préconisent un status quo avec le confort routinier. Ne vous y fiez pas : l’innovation n’attend pas que vos équipes soient prêtes et l’évidence des bénéfices est souvent reconnue après l’implémentation. Il suffit juste d’en faire la démonstration !
4) Anticiper les contraintes
Tout nouvel outil de formation (ou outil numérique en général) est souvent confronté à des contraintes. Elles peuvent être d’ordre :
logistique : manque d’espace
budgétaire
organisationnel : RH, activité
Mais aussi être relatives à des variables plus subjectives :
l’appétence technologique / numérique des utilisateurs : seront-ils rapidement à l’aise et autonomes avec la solution ?
l’appréciation de l’interface : la plateforme sera-t-elle suffisamment intuitive pour une prise en main rapide ?
5) Comparer les outils les plus adaptés
On n’aura de cesse de l’entendre : le choix de nouveaux outils de formation se prépare avec minutie. Aussi, une fois que vous avez votre liste de critères en main, votre recherche vous offre un champ des possibles large mais bien cadré. Ne reste plus qu’à trouver la solution la plus adaptée à vos prérequis.
A noter que l’adaptation passe aussi par la simplicité. Cumuler les outils multiplie considérablement le temps et l’énergie dédiés à leur mise en place. Il peut être plus judicieux d’opter pour une solution tout-en-un qui combine les usages et fonctionnalités-clés sur votre parcours de formation.
Prenons l’exemple d’un studio Rapidmooc :
Intégrant un logiciel de création vidéo et un dispositif de tournage dans un même appareil en self-service
une fois les séquences vidéo (rush) terminées, vous pouvez directement les éditer sur la borne
il permet de filmer un présentateur superposé ou intégré à un autre contenu , tout en ajoutant des effets vidéo, que l’on soit seul ou à plusieurs
puis les diffuser en toute liberté
Il est important de projeter l’outil dans son futur environnement et d’anticiper les besoins sous-jacents. Dans le cas présent, au besoin de production « brute » de vidéo succèdent ceux de retoucher celle-ci puis de la partager. Se munir d’un outil qui répond à un maximum de conditions sans avoir à jongler entre les plateformes offre l’avantage non négligeable d’être unique. Une seule formation requise, un seul outil à comprendre et pratiquer. Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ?
6) Tester la solution avec les utilisateurs – décideurs
(concepteurs et formateurs)
Dès lors que votre choix est fait, il faut en confirmer la pertinence et le potentiel de succès. Il est temps d’entrer dans la phase de tests. Ayant préalablement défini les niveaux d’utilisateurs et leurs ambassadeurs, il vous incombe désormais de piloter l’évaluation de la solution.
Dans un premier temps, il convient de recontextualiser et justifier cette sélection auprès de ceux qui l’intègreront à leurs stratégies. Puis, grâce à la pratique, les concepteurs de programmes, les learning managers, formateurs, créateurs de MOOC, professeurs mesureront aisément les bénéfices du nouvel outil de formation choisi. Recueillez les retours à travers un premier questionnaire. Cela permettra d’optimiser les paramétrages et de préciser les usages possibles.
7) Poursuivre le test avec les utilisateurs – bénéficiaires
(apprenants)
Les contenus de formation ainsi produits grâce à l’outil doivent convenir aux formateurs mais également aux apprenants ! A l’aide d’un échantillon d’utilisateurs, testez l’attractivité des programmes nouvellement conçus. De la même façon, collectez les retours avec des questionnaires portant aussi bien sur l’existant (contenus tests créés) que sur le potentiel (suggestions de formats).
Pour engager ce niveau d’utilisateurs : nous avons pour habitude chez Rapidmooc de leur proposer de découvrir les coulisses de la conception du contenu. En testant eux-mêmes le studio, il leur arrive parfois de proposer des idées de contenus très novateurs, facilitant d’autant plus l’adhésion et l’engouement collectifs, grâce à l’aspect collaboratif.
8) Officialiser le déploiement et lancer la communication
Les phases de tests sont probantes et toute l’équipe est impatiente de généraliser la solution ? L’annonce officielle d’une telle décision doit être portée par plusieurs ambassadeurs et s’étaler dans le temps. Faute d’être nécessairement révolutionnaire, la nouvelle doit être a minima enthousiasmante.
Pour cela, jouez donc sur les codes de la communication événementielle :
Phase de teaser : créez le suspense et disséminez des indices avant le jour J d’annonce
Post – annonce : il paraît que « la répétition fait la notion » alors n’hésitez pas à proposer des RDV réguliers autour de ce sujet, surtout s’il génère beaucoup de réactions. Discussions, brainstorms, partage d’informations sont toujours bienvenus (et bien vus !)
Jour J - Reveal : adoptez une tonalité fédératrice, si ce n’est festive : l’annonce doit être pleinement assumée, entre satisfaction, soulagement et fierté d’avoir (enfin) trouvé LA solution aux problématiques rencontrées !
9) Former tous les utilisateurs
La nouveauté plaît mais peut aussi intimider. Aussi la communication autour de tout nouvel outil de formation doit-elle également intégrer la réassurance d’un calendrier de formation dédié et de déploiement progressif.
Les studios Rapidmooc – par exemple – ont beau être des solutions tout-en-un en self-service, leur installation est toujours accompagnée d’une mini-formation avec les bonnes pratiques ainsi que d’un suivi plus approfondi si nécessaire.
La bonne idée : mettre des tutoriels rapides et pédagogiques à disposition pour faciliter la transition et donner de l’inspiration
10) Mesurer les résultats
Rien ne sert d’implémenter un nouvel outil sans la mesure de son impact réel sur les résultats attendus par rapport aux objectifs de départ. Afin de quantifier et qualifier la progression, voici quelques indicateurs de performance à suivre :
Engagement des apprenants :
parcours de formation suivis jusqu’au bout
rétention
inscriptions aux programmes de formation
retours positifs ? négatifs ?
Activité des formateurs :
nombre de formations réalisées
coût de la production
gain de temps par production