22/10/2021

Tipps & Tricks für die Einführung neuer Schulungsinstrumente

Lern- und Lehrmethoden entwickeln sich ständig weiter, sei es dank neuer Forschungsergebnisse oder moderner Technologien. Unabhängig davon, ob es darum geht, den kreativen Spielraum zu erweitern, mehr Freiheiten zu bieten oder die Produktion von Inhalten zu automatisieren – unaufhörlich kommen neue Schulungsinstrumente auf den Markt, um den sich wandelnden Anforderungen gerecht zu werden, sei es für das Bildungsumfeld oder für die Weiterbildung in Unternehmen. Ist die Entscheidung für ein Schulungstool jedoch einmal gefallen, bleibt eine große Herausforderung: die Integration in die Organisationsstruktur und die Unterstützung der Benutzer. Daher möchten wir in diesem Artikel die folgenden Fragen näher beleuchten: Wie können Sie die Implementierung neuer Schulungsinstrumente innerhalb Ihrer Organisation optimieren? Was sind die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Einführung einer neuen Lösung?

Project management - the big picture

Der Implementierungsprozess gliedert sich in drei Hauptphasen: Vorbereitung, Testphase und Evaluierung. Wie bei jedem Projekt ist eine der wichtigsten Etappen die gründliche Vorbereitung, in der Ressourcen mobilisiert werden, um die Qualität der Einführung zu maximieren und die Nutzer von Anfang an einzubinden. Nach einer eingehenden Testphase ist schließlich die Auswertung der Ergebnisse unerlässlich, um den Erfolg der Einführung des neuen Schulungsinstruments zu messen und die weitere Verwendung unter besten Voraussetzungen zu ermöglichen.

In jeder Phase ist es wichtig, die Unterstützung der Lehrenden und der Lernenden zu gewinnen. Es ist allerdings nicht nötig, sie von Anfang an einzubeziehen: Da die Installation schrittweise erfolgt, werden je Etappe unterschiedliche Kompetenzen benötigt. Sehen wir uns zunächst an, welche Fragen Sie während der Vorbereitungsphase beantworten sollten, um das passende Tool für Ihre Bedürfnisse zu wählen:

Was

Was sind die Vorteile und Ziele des Einsatzes dieses Tools?

Wie

Wie wird es verwendet? Was sind seine wichtigsten Merkmale? Wie holt man das Beste aus ihm heraus? An welche Systeme soll es angeschlossen werden?

Wer

Wer werden die Nutzer sein und in welcher Funktion kommen sie mit dem Schulungstool in Kontakt?

Wo

Wo soll das Tool platziert werden? Auf welchen Plattformen soll es arbeiten?

Wann

Wann wird es den Nutzern zur Verfügung gestellt? Wie oft wird es genutzt?

Sobald Sie diese Voraussetzungen definiert haben, können Sie den Zeitplan für die Einführung strukturieren, damit Sie die Wahl Ihres neuen Schulungsinstruments in Ruhe treffen können!

Wichtige Schritte

Studios für Videoaufnahmen

1) Mobilisieren Sie ein engagiertes Projektteam

Für einen reibungslosen Projektablauf ist es am besten, eine kleine Gruppe von Experten zusammenzubringen. Achten Sie darauf, dass in diesem Projektteam verschiedene Kompetenzen vertreten sind, um die Legitimität und Wertschätzung der Lösung innerhalb Ihrer Organisation zu maximieren: Learning Manager, Mitarbeiter aus dem Technik-Team, Mitarbeiter aus der internen Kommunikation usw.

Bestimmen Sie die relevanten Personen für das Projektteam und beauftragen Sie einen Projektleiter mit der Auswahl und Einführung des neuen Schulungsinstruments.

2) Identifizieren Sie die Nutzeransprüche

Unabhängig von der Wahl des Instruments muss bestimmt werden, welche Personengruppen es nutzen werden. Der Nutzer-Pool umfasst meist mehrere Gruppen in einer Organisation, die jeweils eigene Ziele, Bedürfnisse und Verhaltensweisen gegenüber dem neuen Material haben. Die Kategorisierung dieser verschiedenen Personengruppen ermöglicht es, den Diskurs und die zur Verfügung zu stellenden Mittel anzupassen. So hat beispielsweise der Designer eines Schulungsprogramms nicht die gleiche Verwendung für das Tool wie der Ausbilder, der den Lernstoff erstellt. Wenn Sie die Verwendungszwecke der einzelnen Gruppen kennen, können Sie das Interesse und die Funktionen der Lösung aus dem Blickwinkel darstellen, der für die jeweilige Gruppe am wichtigsten ist. So kann die Akzeptanzrate des neuen Tools gesteigert werden.

Sobald Sie die verschiedenen Ansprüche der Nutzergruppen identifiziert haben, stellen Sie sicher, dass jede Gruppe Ebene während der Pilot-Testphase eine Testperson festlegt. Ihr Feedback zu den ersten Testdurchläufen wird dazu beitragen, die Bedürfnisse zu konkretisieren und Ihre Kommunikation über das Tool zu verbessern.

3) Formalisierung des Bedarfs

Nach umfangreichen Recherchen Ihrerseits verfügen Sie wahrscheinlich über eine Fülle von Informationen, die Sie strukturieren müssen. Wie wir bereits erwähnt haben, ist es zentral, die wichtigsten Erfolgsfaktoren zu klären und ausreichend detailliert zu beschreiben: KPIs, Verwendungszwecke, Zielgruppen, räumliche Gegebenheiten und den zeitlichen Rahmen.

Die vorangegangene Etappe kann Ihnen hierbei wichtige Indikatoren liefern. Zögern Sie also nicht, mit den verschiedenen identifizierten Nutzergruppen, zu diskutieren. Dabei können Sie sowohl informell als auch mit Hilfe eines vorbereitenden Fragebogens vorgehen. Es ist möglich, dass die befragten Personen den Komfort der bekannten Routine bevorzugen. Doch geben Sie nicht auf! Innovation wartet nicht darauf, dass Ihre Teams bereit sind, und die Vorteile des Neuen werden oft erst nach der Umsetzung erkannt. Heben Sie sie einfach jetzt schon hervor!

Production Vidéo de Formation

4) Antizipieren Sie Hindernisse

Jedes neue Schulungsinstrument (oder digitale Tool im Allgemeinen) ist mit Einschränkungen konfrontiert. Dabei kann es z.B. folgende Bereiche betreffen:

Logistik: Platzmangel

Budget

Organisation: HR, Geschäftsaktivität

Sie können aber auch mit eher subjektiven Variablen zusammenhängen: 

Technologische/digitale Bereitschaft der Nutzer: Werden sie sich mit der Lösung schnell wohlfühlen und selbständig arbeiten können?

Beurteilung der Nutzeroberfläche: Ist die Plattform so intuitiv, dass sie schnell verstanden und eingesetzt werden kann?

5) Vergleichen Sie die am besten geeigneten Tools

Wir werden es immer wieder hören: Die Auswahl neuer Schulungsinstrumente muss detailliert vorbereitet werden. Wenn Sie also Ihre Kriterienliste zur Hand haben, sind Sie bestens auf die Suche nach der passenden Lösung vorbereitet. Nun müssen Sie sie nur noch finden.

Bedenken Sie auch, dass die Einführung einer Lösung leicht von der Hand gehen sollte. Die Implementierung vieler verschiedener Tools erhöht den Zeit- und Energieaufwand deutlich. Es kann also besser sein, sich für eine all-in-one Lösung zu entscheiden, die die wichtigsten Verwendungszwecke und Funktionalitäten für Ihre eLearning-Videos kombiniert.

Nehmen wir das Beispiel der Rapidmooc Videostudios:

Interaktive Software zur Videoerstellung in einem einzigen Aufnahmegerät mit hochwertigem Equipment

Nach Fertigstellen der Videosequenzen (Rush) können Sie sie direkt auf dem Bildschirm des Videostudios bearbeiten

Zahlreiche Funktionen für Videoeffekte ganz nach Ihrem individuellen Bedarf, z.B. die Integration des Sprechers in den Hintergrund

und sie dann ganz einfach online teilen

Es ist wichtig, dass Sie sich das Tool in seinem zukünftigen Umfeld vorstellen und die jeweiligen Bedürfnisse der Nutzer antizipieren. Im obenstehenden Beispiel folgt auf die Notwendigkeit, eine erste Rohversion eines Videos zu produzieren, die Notwendigkeit, es zu bearbeiten und zu teilen. Ein Tool, das ein Maximum der Anforderungen erfüllt, ohne zwischen verschiedenen Plattformen jonglieren zu müssen, bietet hier einen großen Mehrwert für seine Nutzer. Nur eine Schulung erforderlich, nur ein Werkzeug zum Verstehen und Testen. Warum kompliziert, wenn es auch einfach gehen kann?

6) Testen Sie das Tool mit Nutzern (Designer und Lehrpersonen)

Sobald Sie Ihre Wahl getroffen haben, müssen Sie deren Relevanz und Erfolgspotenzial in Ihrem Umfeld bestätigen. Zeit, die Testphase zu beginnen! Sie haben bereits die Nutzergruppen festgelegt. Nun liegt es an Ihnen, die Testphase des Tools gemeinsam mit ihnen zu steuern.

Zunächst müssen Sie diese Entscheidung gegenüber denjenigen, die sie in ihre Strategien integrieren werden, konkretisieren und erklären. In der Praxis können Bildungsmanager, Learning Manager, Ausbildungsleiter, E-Learning Specialists und Lehrkräfte dann leicht den Nutzen des neu gewählten Schulungsinstruments messen. Sammeln Sie Feedback durch einen ersten Fragebogen. So können Sie die Einstellungen optimieren und die Verwendungsmöglichkeiten präzisieren.

7) Führen Sie Zielgruppentests durch (Lernende)

Die mit dem Tool erstellten Schulungsinhalte müssen für Lehrpersonen und Lernende gleichermaßen geeignet sein! Testen Sie anhand einer Stichprobe von Nutzern die Attraktivität der neu gestalteten Programme. Sammeln Sie mit Hilfe von Fragebögen Feedback sowohl zu den bereits vorhandenen als auch zu den potenziellen Inhalten.

Um Zielgruppen von Schulungsinhalten anzusprechen, geben wir bei Rapidmooc ihnen gern einen Blick hinter die Kulissen. Indem sie das Studio selbst testen, kommen sie häufig auf innovative Ideen für Inhalte, sodass es ihnen dank dieses kollaborativen Aspekts noch leichter fallen wird, sich für das Tool zu begeistern. Hier können Sie sich ansehen, wie die Pädagogische Hochschule Thurgau ihr Rapidmooc Videostudio vorstellt und seine Funktionen erklärt.

8) Kündigen Sie die Einführung des neuen Schulungsinstruments offiziell an

Die Testphase war erfolgreich und das gesamte Projektteam ist bereit, das Tool allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen? Die offizielle Bekanntgabe eines solchen Schritts muss von mehreren Mitarbeitern ausgehen und sollte über einen längeren Zeitraum hinweg detailliert erklärt werden. Auch wenn die Nachricht nicht unbedingt revolutionär ist, so sollte sie doch zumindest spannend und motivierend darstellt werden.

Spielen Sie dazu mit den Waffen der Eventkommunikation:

Teaser-Phase: Spannung erzeugen und Hinweise vor dem Tag der Bekanntgabe verbreiten

Tag der Bekanntgabe: Stimmen Sie einen freundlichen, wenn nicht gar feierlichen, Ton an: Die Ankündigung sollte auf Zufriedenheit, Erleichterung und Vorfreude stoßen, (endlich) DIE Lösung für die zuvor aufgetretenen Probleme gefunden zu haben!

Nachankündigung: Wiederholung der Schlüssel zum Erfolg, also zögern Sie nicht, regelmäßig über das neue Schulunginstrument zu sprechen. Besonders wenn es auf gemischte Gefühle stößt, können Diskussionen, Brainstorming und Informationsaustausch bei der Akzeptanz der Lösung helfen.

9) Schulen Sie alle Benutzer

Neuerungen sind positiv, können aber auch einschüchternd wirken. Daher muss die Kommunikation über jedes neue Schulungsinstrument auch die Zusicherung eines speziellen Schulungsplans und einer schrittweisen Einführung beinhalten.

Bei den Rapidmooc Studios beispielsweise handelt es sich zwar um all-in-one Lösungen, die sich leicht bedienen lassen. Dennoch wird ihre Installation wird stets von einer Mini-Schulung mit bewährten Praktiken und ggf. weiteren Maßnahmen begleitet, damit alle Nutzer schnellstmöglich loslegen können.

Unser Tipp: Stellen Sie kurze informative Tutorials zur Verfügung, um den Start zu erleichtern und Anregungen zu geben.

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10) Messen Sie die Ergebnisse

Bei der Implementierung eines neuen Tools ist es wichtig, darauf zu achten, ob der Bedarf der Nutzer und Zielpersonen tatsächlich gedeckt wird wie geplant. Daher sollten die tatsächlichen Resultate gemessen und mit den ursprünglich gesetzten Zielen verglichen werden. Um den Fortschritt zu quantifizieren und zu qualifizieren, gibt es einige Leistungsindikatoren, die Sie beachten sollten:

Engagement der Lernenden:

Anmeldungen zu Schulungen

Verweildauer

abgeschlossene Schulungen

Feedback der Lernenden

Aktivität der Lehrenden: 

Anzahl der durchgeführten Schulungen

Produktionskosten

Zeitersparnis pro Produktion

Mit über 400 Studios in mehr als 20 Ländern arbeiten wir daran, die Implementierung unserer all-in-one Lösung in Universitäten und Unternehmen zu erleichtern. Suchen Sie ein neues Schulungsinstrument? Kontaktieren Sie uns und entdecken Sie die Philosophie von Rapidmooc!

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Rédacteur
Video Recording Studios