07/03/2022

Comment organiser des réunions efficaces

Les réunions ont toujours été une instance incontournable au sein de toute organisation. Néanmoins, elles ont évolué sous différents formats, répondant aux besoins d’adaptation technologique, de partage et de productivité. Comment organiser des réunions efficaces dans nos sociétés post-COVID ? Avant d’entrer dans le vif du sujet, il convient d’explorer l’évolution des réunions au cours des dernières années, afin de comprendre leur fonctionnement et de savoir ce que sera le prochain chapitre.

La (r)évolution de la réunion

Jusque dans les années 1990, toutes les réunions n’avaient qu’une seule forme possible : le rassemblement physique de personnes autour d’une table. Et ce, jusqu’à l’avènement de la navigation sur Internet en 1989. Le premier ordinateur portable d’Apple est apparu à peu près à la même époque et, très vite, la technologie s’est bel et bien infiltrée dans les bureaux. Au 21ème siècle, les projecteurs, les PowerPoint et la technologie des salles de conférence, des choses que nous considérons aujourd’hui comme acquises, faisaient fureur, et la situation ne pouvait que s’améliorer. Ensuite, au début des années 2010, le cloud computing est devenu une réalité et, avec lui, le travail à distance. Associé aux développements de la vidéoconférence, une interaction transparente était désormais possible entre les travailleurs à distance et ceux en interne. La dynamique a également changé, l’accent étant mis sur la collaboration plutôt que sur la simple présentation.

Cela nous mène jusqu’à aujourd’hui où nous disposons d’une multitude de services (Slack, Zoom, Teams) intuitifs et très simples à utiliser, qui facilitent la connexion à distance. Personne ne pouvait cependant prédire à quel point ces services finiraient par devenir primordiaux, avec le choc de la pandémie de Covid-19. L’année 2020 nous a obligés à changer nos méthodes de travail et, avec elle, nos attitudes ont évolué. Nous avons commencé à prendre conscience de ce qui constitue une réunion efficace et de ce qui ne vaut tout simplement pas la peine d’y consacrer du temps. Après tout, comme l’écrit Forbes : “une grande partie de ce qui était auparavant accompli par le biais d’une réunion se fait désormais par courrier électronique ou par conférence téléphonique”.

En fait, on peut dire que les réunions font parfois l’objet de critiques. Si l’on regarde les statistiques, il est clair que ce ne sont pas tant les réunions elles-mêmes qui posent problème, mais leur efficacité. En effet, selon une étude de HBR, 65 % des dirigeants déclarent que les réunions les empêchent de mener à bien leur propre travail. 

Selon FuzeBox, 92 % des personnes admettent être multitâches pendant les réunions. Enfin, et c’est le plus alarmant, 47% des employés les considèrent comme leur plus grande perte de temps dans la journée de travail.

Ces résultats suggèrent qu’un grand changement est nécessaire pour restaurer la confiance dans ce concept à la fois séculaire et essentiel pour favoriser la collaboration, la créativité et l’innovation. Existe-t-il un moyen de les transformer pour qu’ils fonctionnent pour tout le monde ?

Corporate Video Creation

Adopter de nouvelles méthodes de travail

Entrez dans le monde des réunions inversées ou «flipped meetings ». Ces réunions s’inspirent du modèle de la classe inversée, où les étudiants regardent les cours à la maison avant le début de la classe, ce qui leur permet d’être plus encadrés et de moins se présenter en personne. Cela libère du temps pour les aspects les plus importants de l’apprentissage. Le résultat ? “De meilleurs résultats académiques et une plus grande satisfaction, quelle que soit la discipline, le domaine d’étude ou le niveau d’éducation”, écrit Zirvana.

Heureusement, ce concept peut être facilement adapté au bureau. Les présentations et les mises à jour de l’équipe peuvent être enregistrées à l’avance et visionnées par les employés, de sorte qu’à leur arrivée, ils puissent passer directement aux activités à plus forte valeur ajoutée, à savoir la conversation, la contribution et la prise de décision. Le véritable avantage de cette configuration est que les gens ont le temps de regarder et d’assimiler le contenu à leur convenance, avec un temps de réflexion suffisant. Il est également évident que ceux qui produisent du contenu inversé ont certains avantages, puisque 90 % des personnes trouvent qu’il est plus facile de faire passer leur message sur une vidéo. Fini donc le gaspillage de productivité et les employés frustrés.

Un autre concept qui pourrait contribuer à révolutionner les réunions est quelque chose que nous avons déjà un peu pratiqué pendant la pandémie. Il s’agit des réunions hybrides. Il s’agit de tirer le meilleur parti des nombreux formats numériques à notre disposition, certains employés étant présents à distance via des applications de vidéoconférence, d’autres par téléphone ou par messagerie instantanée. Il ne faudra pas tarder à aller plus loin, certains participant par le biais de la réalité virtuelle. Il va sans dire que cette méthode de travail fait tomber les barrières et permet une plus grande flexibilité sur le lieu de travail. En effet, selon GlobeNewswire, jusqu’à 47 % des utilisateurs de vidéoconférences ont réduit leurs frais de déplacement. En termes de productivité, les réunions vidéo améliorent la productivité jusqu’à 50 %.

Corporate Video Creation

Sources: LifeSize, GlobeNewswire, Fuzebox, bettermeetings.expert, software one

Les deux approches nécessitent l’utilisation de la vidéoconférence.

D’où l’utilisation croissante de la solution tout-en-un d’enregistrement vidéo Rapidmooc. Avec sa caméra full HD, son design personnalisable et ses 4 roues, le studio Rapidmooc combine un appareil très facile à prendre en main et un logiciel d’édition et d’enregistrement complet.

Que vous souhaitiez adresser un petit comité ou une grande assemblée, vous serez en mesure de conduire des réunions efficaces ET attractives. En outre, vous pouvez compléter le dispositif avec d’autres appareils : caméras additionnelles ou écrans supplémentaires, afin d’offrir la meilleure expérience de prise de parole.

Voir l’audience à distance, jouer avec les angles de prise de vue… les studios Rapidmooc proposent toute une palette d’interactions ludiques.

Conseils pratiques pour réussir une réunion

En dehors de ces formats innovants et créatifs, quels sont les moyens plus immédiats d’améliorer nos réunions afin qu’elles se déroulent de manière plus fluide et qu’elles nous fassent perdre moins de temps ? Nous pensons qu’il existe 3 moyens clés pour y parvenir.

Décider des objectifs

La création d’un ordre du jour est essentielle pour que les employés aient le sentiment que leur temps est valorisé. Cela signifie qu’il faut franchir la porte avec une idée claire de la raison pour laquelle nous sommes là, et de ce que nous espérons obtenir de notre temps. Il peut s’agir d’un ou de plusieurs objectifs. Connaître l’objectif de la réunion dès le départ permet également de décider

qui doit être présent. Enfin, les ordres du jour vous permettent de remettre les choses sur les rails si la conversation s’égare.

Soyez bref et concis

Deuxièmement, vos réunions doivent être rationalisées. Il n’est pas utile de se lancer dans des discussions superflues qui ne respectent pas l’ordre du jour que vous venez de créer. Vous pouvez aller plus loin en désignant la personne qui dirigera la discussion ou la présentation de chaque point. Ensuite, il vous suffit de veiller à ce que les heures de début et de fin soient parfaitement respectées. Cela présente deux avantages : cela vous encourage à utiliser le temps imparti à bon escient, et cela respecte le temps et les priorités des employés. Enfin, n’hésitez pas à utiliser la structure inversée dont nous avons parlé précédemment. Ainsi, tout le monde sera sur la même longueur d’onde à l’arrivée, prêt à interagir et à partager ses idées.

Encourager le retour d'information

La dernière clé consiste à tirer le meilleur parti des réactions des autres. Il serait judicieux de distribuer l’ordre du jour de la réunion aux participants à l’avance, afin qu’ils soient préparés au mieux et que vous puissiez obtenir leurs commentaires, qui sont essentiels. Cela peut vous aider à décider des objectifs, de la répartition du temps et, plus généralement, des sujets à aborder. Après tout, les réunions sont synonymes de collaboration, alors pourquoi ne pas la favoriser avant même que la réunion ne commence ? À la fin de la réunion, vous pouvez ensuite faire un compte rendu, en demandant aux participants leur avis et en décidant d’un plan d’action pour les prochaines étapes que vous avez identifiées.

Cela dit, il est essentiel de veiller à ce que les réunions se déroulent de manière respectueuse et professionnelle, en respectant les points de vue uniques de chacun. Il peut être judicieux de définir des règles de base pour s’assurer que chaque participant dispose d’un temps de parole suffisant et que les interruptions sont minimes.

Il est temps d’optimiser vos réunions

Nous espérons que vous avez maintenant des pistes de réflexion pour créer des réunions efficaces et réussies. Que ce soit en utilisant des concepts novateurs tels que les réunions inversées ou les réunions hybrides, en utilisant des techniques traditionnelles éprouvées, ou les deux, il est clair que nous devons rompre avec les formats de réunions d’antan. Pour plus d’informations sur la façon de naviguer dans notre nouveau monde du travail et toute la technologie qu’il apporte, n’hésitez pas à consulter notre blog ou notre gamme de studios Rapidmooc Pro.

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