28/03/2022

Praktische Tipps für effiziente Meetings

Meetings und Besprechungen waren schon immer ein zentrales Kommunikationsmittel in jeder Organisation. Heute gibt es dafür eine Reihe verschiedener Formate und Tools, die den Bedürfnissen der Teilnehmenden nach technologischem Standard, Austausch und Produktivität gerecht werden. Die anhaltende Entwicklung hin zu mehr Kollaboration mit Mitarbeitenden an unterschiedlichen Standorten wirft jedoch eine Frage auf: Wie kann man in unserer Gesellschaft, die nach wie vor unter dem Einfluss der Corona-Pandemie steht, effiziente Besprechungen organisieren? Bevor wir uns mit dieser Frage befassen, werfen wir zunächst einen Blick auf die Entwicklung von Besprechungen in den letzten Jahren, um zu verstehen, wie sie als Kommunikationsformat funktionieren und wie ihre Zukunft aussehen könnte. 

Die (R)Evolution von Meetings

Lange Zeit gab es für Besprechungen nur eine mögliche Form: die physische Zusammenkunft von Menschen um einen Tisch herum. Mit der ersten Telefonkonferenz Ende 1928 öffneten sich neue Welten. Der Siegeszug des Internets begann mit seiner massiven Verbreitung in den 1990ern. Etwa zur gleichen Zeit erschien der erste Laptop von Apple, und schon bald hielt die Technologie Einzug in die Büros. Im 21. Jahrhundert waren Projektoren, PowerPoint und Konferenzraumtechnik – Dinge, die wir heute als selbstverständlich ansehen – der Renner. Dann, Anfang der 2010er Jahre, wurde das Cloud-Computing Realität und mit ihm das Arbeiten außerhalb des klassischen Büros. In Verbindung mit den Entwicklungen im Bereich der Videokonferenzen war nun eine nahezu nahtlose Interaktion zwischen Remote- und Inhouse-Arbeitenden möglich. Auch die Dynamik begann sich zu ändern: Der Schwerpunkt bewegte sich mehr und mehr in Richtung Zusammenarbeit und weniger auf der reinen Präsentation. 

Das führt uns bis in die heutige Zeit, in der wir über eine Vielzahl intuitiver und oft leicht zu bedienender Dienste wie Slack, Zoom oder Teams verfügen, die den Austausch sogar über große Entfernungen hinweg vereinfachen. Wie hilfreich diese Dienste schließlich werden würden, zeigte der Schock der Covid-19-Pandemie. Das Jahr 2020 zwang uns, unsere Arbeitsmethoden zu ändern, und mit ihm änderten sich auch unsere Einstellungen. Wir begannen uns bewusst zu werden, was eine effektive Besprechung ausmacht und wofür es sich schlichtweg nicht lohnt, Zeit zu investieren. So schreibt Forbes: „Vieles von dem, was früher in einer Besprechung erledigt wurde, wird heute per E-Mail oder mit einem kurzen Anruf erledigt.“ 

Natürlich kann man sagen, dass Besprechungen manchmal in der Kritik stehen. Wenn man sich die Statistiken ansieht, wird jedoch klar, dass nicht so sehr die Besprechungen selbst, sondern ihre Effektivität das Problem ist. Laut einer Studie von HBR geben 65 % der Führungskräfte an, dass sie durch Besprechungen daran gehindert werden, ihre eigene Arbeit zu erledigen. Laut FuzeBox geben 92 % der Personen zu, dass sie während Besprechungen andere Aufgaben erledigen. Schließlich, und das ist wirklich alarmierend, betrachten 47 % der Arbeitnehmer Besprechungen als ihre größte Zeitverschwendung während des Arbeitstages.  

meetings

Diese Ergebnisse legen nahe, dass ein großer Wandel erforderlich ist, um das Vertrauen in dieses Konzept wiederherzustellen, das sowohl bewährt für den Informationsaustausch als auch entscheidend für die Förderung von Zusammenarbeit, Kreativität und Innovation ist. Gibt es eine Möglichkeit, sie so umzugestalten, dass sie für alle funktionieren? 

Freie Fahrt für neue Arbeitsmethoden

Vorhang auf für Flipped Meetings. Diese Methode basiert auf dem Prinzip, dass Lernende den Stoff zu Hause ansehen, bevor der Unterricht beginnt. So wird in Präsenzveranstaltungen weniger Zeit mit dem reinen Präsentieren neuer Inhalte verbracht, wodurch wiederum eine stärkere Betreuung jeder Person ermöglicht wird. Mehr Zeit für die wichtigsten Aspekte des Lernens! Das Ergebnis? „Bessere akademische Leistungen und größere Zufriedenheit, unabhängig von Fachrichtung, Studienfach oder Bildungsniveau.”, schreibt Zirvana. 

Ein Konzept, das leicht auf den Büroalltag übertragen werden kann. Präsentationen und Team-Updates können im Voraus aufgezeichnet und von den Mitarbeitern angesehen werden, sodass sie bei ihrer Ankunft direkt zu den Aktivitäten mit dem größten Mehrwert übergehen können: Gespräche führen, aktiv mit anderen interagieren und zusammenarbeiten, Entscheidungen treffen. Ein weiterer Vorteil? Die Mitarbeitenden haben Zeit, sich die Inhalte nach Belieben anzusehen und zu verarbeiten, und gleichzeitig die Gelegenheit, wirklich darüber nachzudenken. Wussten Sie eigentlich, dass 90 % der Bevölkerung es leichter finden, ihre Botschaft durch ein Video zu vermitteln?  

Logisch, überlegt man sich, dass man nicht durch Zwischenfragen oder Ähnliches abgelenkt wird. Schluss also mit verschwendeter Produktivität und frustrierten Mitarbeitern. 

Ein weiteres Konzept, das zur (R)Evolution von Meetings beiträgt, hat uns bereits durch die Pandemie begleitet: Hybride Veranstaltungen. Bei hybriden Veranstaltungen ist ein Teil der Beteiligten in Präsenz anwesend, während ein weiterer Teil online per Videokonferenz, Telefon oder Messaging-Programm zugeschaltet ist. Es wird vermutlich nicht mehr lange dauern, bis man noch einen Schritt weiter geht, und den Zugang auch über Virtual Reality ermöglicht. Es versteht sich von selbst, dass diese Arbeitsmethode Barrieren abbaut und eine größere Flexibilität am Arbeitsplatz ermöglicht. Zusätzlich dazu zeigt sich, dass Nutzer*innen von Videokonferenzen ihre Reisekosten stark senken können, während sie gleichzeitig ihre Produktivität um bis zu 50 % steigern (GlobeNewswire). 

LifeSize

Quellen: LifeSize, GlobeNewswire, Fuzebox, bettermeetings.expert, software one

Beide Ansätze erfordern den Einsatz von Videokonferenzen

Ein passendes Videotool wird also benötigt. Dafür eignen sich all-in-one Lösungen wie der Rapidmooc bestens. Mit seiner Full-HD-Kamera, dem individuell anpassbaren Design und seinen vier Rädern vereint das Rapidmooc-Studio sehr leicht zu handhabende, flexible Hardware mit einer umfassenden Bearbeitungs- und Aufnahmesoftware.

Egal, ob Sie eine kleine Runde oder eine große Versammlung ansprechen möchten – Sie werden in der Lage sein, effektive UND hochwertige Besprechungen durchzuführen. Darüber hinaus können Sie das Gerät mit weiteren Geräten ergänzen: zusätzliche Kameras oder zusätzliche Bildschirme, um das beste Vortragserlebnis für Vortragende und Zuhörende zu bieten. 

Behalten Sie das Publikum sowohl hybrid als auch rein digital im Blick, spielen Sie mit den Kamerawinkeln… die Rapidmooc-Studios bieten eine ganze Palette an kreativen Interaktionen. 

Praktische Tipps für ein erfolgreiches Meeting

Abgesehen von diesen innovativen und kreativen Formaten, welche unmittelbareren Möglichkeiten gibt es, unsere Besprechungen zu verbessern, damit sie reibungsloser ablaufen und wir weniger Zeit verlieren? Wir glauben, dass es drei Schlüsselansätze gibt, um dies zu erreichen. 

Passende Ziele setzen

Das beginnt schon mit der Erstellung einer Tagesordnung, damit die Mitarbeitenden von Anfang an wissen, dass ihre Zeit wertgeschätzt wird. Das bedeutet, dass Sie mit einer klaren Vorstellung davon, warum das Meeting stattfindet und was Sie sich davon erhoffen, starten sollten. Dabei kann es natürlich ein oder mehrere Ziele geben. Wenn Sie den Zweck des Meetings von Anfang an kennen, können Sie auch entscheiden, wer anwesend sein soll. Außerdem können Sie mithilfe der Tagesordnung die Dinge wieder in die richtige Bahn lenken, sollte das Gespräch abdriften. 

Auf den Punkt kommen

Halten Sie sich kurz! Sollte es zu Diskussionen kommen, die den Rahmen (bzw. die Tagesordnung) sprengen, vertagen Sie sie – idealerweise natürlich mit einem konkreten neuen Termin für dieses Gespräch. Dazu kann es oft helfen, eine moderierende Person zu benennen, die aufkommende Fragen steuert, die Zeit im Blick behält und ermahnt, beim eigentlichen Thema zu bleiben. Halten Sie sich an Ihre eigenen zeitlichen und inhaltlichen Vorgaben, fühlen sich alle Beteiligten wertgeschätzt. Nutzen Sie natürlich gern auch, die bereits Methode der Flipped Meetings. So sind alle bereits bei der Ankunft auf der gleichen Wellenlänge und bereit, zu interagieren und ihre Ideen auszutauschen. 

Feedback-Kultur nutzen

Der letzte Schlüssel besteht darin, das Feedback der anderen optimal zu nutzen. Teilen Sie die Tagesordnung idealerweise bereits vor dem Meeting mit allen Teilnehmer*innen, um bereits im Vorfeld Rückmeldungen dazu zu sammeln. Dies kann Ihnen bei der Entscheidung über Ziele, Zeiteinteilung und ganz allgemein über die zu besprechenden Themen helfen. Schließlich geht es bei Besprechungen um Zusammenarbeit, warum also nicht schon vor Beginn der Besprechung die Zusammenarbeit fördern? Am Ende des Meetings können Sie dann ein Protokoll erstellen, die Teilnehmer*innen nach ihrer Meinung fragen und einen Aktionsplan für die nächsten Schritte, die Sie festgelegt haben, beschließen. 

Abgesehen davon ist es wichtig, dass Sie darauf achten, dass Besprechungen respektvoll und professionell ablaufen und die individuellen Ansichten aller Beteiligten respektiert werden. Versteht sich von selbst, oder? 😊 Es kann sinnvoll sein, Gesprächsregeln aufzustellen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ausreichend Redezeit erhalten und Unterbrechungen auf ein Minimum zu reduzieren. 

Es ist an der Zeit, Ihre Meetings und Besprechungen zu optimieren

Wir hoffen, Sie konnten aus diesem Artikel ein paar Denkanstöße mitnehmen, wie Sie effektive und erfolgreiche Besprechungen gestalten können. Ob Sie nun innovative Konzepte wie Flipped– oder Hybrid-Meetings nutzen, bewährte Präsenzmethoden anwenden oder beides – es ist klar, dass wir die Besprechungsmethoden von früher weiterentwickeln müssen und wollen. Weitere Informationen darüber, wie Sie sich in unserer neuen Arbeitswelt und all der Technologie, die sie mit sich bringt, zurechtfinden, finden Sie auf unserem Blog oder in den Informationen zu unseren Rapidmooc Studio Modellen.