Die Lernmethoden sind dank neuer Technologien einem ständigen Wandel unterworfen. Ob es darum geht, Inhalte kreativer und freier zu gestalten oder deren Produktion zu automatisieren: Es werden immer neue Lerntools entwickelt, um den sich ändernden Bedürfnissen gerecht zu werden – sei es im Bildungsbereich oder bei der Weiterbildung in Unternehmen. Doch sobald eine Lösung gefunden ist, kommt es zur nächsten großen Herausforderung. Denn die Lerntools müssen in Ihre Struktur integriert und die Benutzer*innen bei deren Einführung begleitet werden. Wie kann die Initiierung dieser neuen Lerntools optimiert werden? Was sind die wichtigsten Schritte, um die Vorstellung einer neuen Lösung erfolgreich zu gestalten?
Projektmanagement – ein Überblick
Der Integrationsprozess lässt sich in drei große Phasen unterteilen: Vorbereitung, Test und Auswertung. Wie bei jedem innovativen Projekt ist es notwendig, das Terrain vorzubereiten und Ressourcen zu mobilisieren, um die bestmögliche Einführung zu bieten und die Nutzer*innen von der ersten Stunde an für das neue Tool zu begeistern. Am Ende ist die Auswertung der Ergebnisse unerlässlich, um den Erfolg des Vorhabens zu messen und seine Weiterentwicklung zu ermöglichen.
In jeder Phase ist es wichtig, die Lehrenden und die Lernenden miteinzubeziehen. Das muss jedoch nicht von Anfang an der Fall sein, denn die Einführung ist zeitlich getaktet und erfordert je nach Fortschritt spezifisches Know-how. Die Fragen, auf die das Tool Antworten finden soll, sind eigentlich ganz einfach:
Was
Was sind die Vorteile und Ziele des Einsatzes dieses Tools?
Wie
Wie wird es verwendet? Was sind seine wichtigsten Merkmale? Wie holt man das Beste aus ihm heraus? An welche Systeme soll es angeschlossen werden?
Wer
Wer werden die Nutzer sein und in welcher Funktion kommen sie mit dem Schulungstool in Kontakt?
Wo
Wo soll das Tool platziert werden? Auf welchen Plattformen soll es arbeiten?
Wann
Wann wird es den Nutzern zur Verfügung gestellt? Wie oft wird es genutzt?
Sobald Sie Antworten auf diese Fragen gefunden haben, können Sie für die Einführung einen Zeitplan erstellen. Dieser wird Ihnen helfen, in aller Ruhe das neue Lerntool auszuwählen.
Die wichtigsten Schritte
1) Ein Team für das Projekt mobilisieren
Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, sollten Sie ein kleines Team aus Expert*innen zusammenstellen. Achten Sie darauf, dass in diesem Gremium verschiedene Kompetenzen vertreten sind. Dann ist es wahrscheinlicher, dass die neue Lösung am Ende angenommen wird. Sie können beispielsweise Learning Manager*innen, technische Leiter*innen, oder Leiter*innen der internen Kommunikation um Ihr Projekt versammeln.
Identifizieren Sie die relevanten Stakeholder*innen und wählen Sie ein Projektmanagement, das die Auswahl und Implementierung des neuen Lerntools leitet
2) Nutzerprofile identifizieren
Unabhängig von der Wahl des Tools lässt sich der Benutzerpool in mehrere Gruppen unterteilen, die jeweils spezifische Ziele, Bedürfnisse und Verhaltensweisen im Zusammenhang mit der neuen Lösung besitzen. Die Kategorisierung dieser verschiedenen Gruppen ermöglicht es, die Ansprache und die zur Verfügung zu stellenden Mittel anzupassen. So werden beispielsweise Entwickler*innen eines Lernprogramms andere Bedürfnisse haben als Lehrende, die Inhalte erstellen. Wenn Sie die verschiedenen Anforderungen erkannt haben, können Sie die Vorteile und Funktionen der Lösung den verschiedenen Nutzergruppen überzeugend präsentieren.
Sobald Sie die verschiedenen Etappen identifiziert haben, sollten Sie darauf achten, dass jede Gruppe eine/n Repräsentant*in in der Testphase hat. Diese Person liefert Feedback zu den ersten Tests – dadurch können Bedarfe definiert und Ihre Kommunikation über das Tool verbessert werden.
3) Bedarfe definieren
Nach Ihrer ausführlichen Recherche verfügen Sie wahrscheinlich über sehr viele Informationen, die Sie strukturieren müssen. Haben Sie alle Problemfelder erkannt? Wie im Abschnitt „Projektmanagement“ erwähnt, ist es wichtig, die Schlüsselfaktoren für den Erfolg zu klären und ausreichend zu definieren: KPIs, Nutzungsarten, Zielgruppen, räumlicher und zeitlicher Rahmen.
Zögern Sie nicht, sich mit den verschiedenen Berufsgruppen, die von dieser Veränderung betroffen sind, informell oder mithilfe eines vorbereitenden Fragebogens auszutauschen. Es kann sein, dass Ihr Team für die Einführung des neuen Lerntools seine Komfortzone verlassen muss, deshalb muss man gerade zu Anfang mit etwas Vorbehalt rechnen. Lassen Sie sich davon nicht entmutigen: Innovation wartet nicht darauf, dass Ihre Teams dafür bereit sind. Und die Vorteile einer neuen Lösung werden oft erst nach der Umsetzung erkannt. Sie müssen sie nur demonstrieren!
4) Hindernisse erkennen
Jedes neue Lerntool (oder digitale Tool im Allgemeinen) ist oft mit Einschränkungen verbunden. Diese können folgende Bereiche betreffen:
Logistik: Platzmangel
Budget
Organisation: Personalwesen, berufliche Aktivität
Aber sie können auch subjektivere Aspekte umfassen. Diese können folgende Bereiche betreffen:
die technologische/digitale Appetenz der Nutzer*innen: Werden sie sich mit der Lösung schnell wohlfühlen und selbstständig damit umgehen können?
Beurteilung der Benutzeroberfläche: Wird die Plattform intuitiv genug sein, damit Nutzer*innen sie schnell verstehen?
5) Die besten Tools vergleichen
Es ist nicht neu: Die Auswahl von Lerntools muss sorgfältig vorbereitet werden. Sobald Sie Ihre Kriterienliste haben, können Sie auf ein breites, aber klar umrissenes Feld an Optionen zurückgreifen. Jetzt müssen Sie nur noch die Lösung finden, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
Beachten Sie, dass sich bei der Einführung neuer Lerntools Einfachheit auszahlen kann. Denn wenn Sie beispielsweise mehrere Tools gleichzeitig vorstellen, müssen Sie viel mehr Zeit und Energie aufwenden. Es kann sinnvoller sein, sich für eine All-in-one-Lösung zu entscheiden, die die wichtigsten Nutzungsarten und Funktionen für Ihren Bedarf kombiniert.
Nehmen wir als Beispiel ein Rapidmooc-Studio:
Die All-in-one-Lösung besitzt eine Software zur Videoerstellung und ein Aufnahmegerät, die eigenständig und intuitiv genutzt werden können
Nach der Fertigstellung der Videosequenzen (Rush) können Sie diese direkt am Terminal bearbeiten
und sie dann veröffentlichen und nach Belieben verbreiten
Es ist wichtig, sich das Tool in seiner zukünftigen Umgebung vorzustellen und die möglichen Bedarfe zu antizipieren. Anders als bei der Produktion von „rohem“ Videomaterial steht in diesem Fall beispielsweise der Bedarf im Vordergrund, ein Video zu bearbeiten und dann weiterzugeben. Dafür ist es besonders praktisch, ein Tool zu besitzen, das möglichst viele Anforderungen erfüllt, ohne zwischen verschiedenen Plattformen hin und her wechseln zu müssen. Wenn es nur ein Lerntool gibt, brauchen Sie auch nur eine Einführung. Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht?
6) Die Lösung mit den Verantwortlichen
(Kursgestalter*innen und Ausbilder*innen) testen
Sobald Sie Ihre Wahl getroffen haben, müssen Sie die Relevanz und das Erfolgspotenzial der neuen Lösung überprüfen. Es ist an der Zeit, in die Testphase einzutreten. Nachdem Sie die Nutzerprofile und ihre Repräsentant*innen definiert haben, ist es nun Ihre Aufgabe, die Auswertung der Lösung zu leiten.
Zunächst müssen Sie das gewählte Lerntool in den Kontext setzen, in dem es angewendet werden soll. Zudem müssen Sie es gegenüber den zukünftigen Nutzer*innen verteidigen. Dann werden Kursgestalter*innen, Lernmanager*innen, Ausbilder*innen, MOOC-Ersteller*innen und Lehrende die Vorteile des neuen Lerntools in der Praxis schnell erkennen. Sammeln Sie Feedback mithilfe eines ersten Fragebogens. So können Sie das Tool präzise einstellen und optimal nutzen.
7) Weiterer Test mit den Nutzer*innen (Lernenden)
Die mithilfe des Tools erstellten Lerninhalte müssen nicht nur den Ausbilder*innen, sondern auch den Lernenden zusagen! Testen Sie mithilfe einer Stichprobe von Nutzer*innen, wie attraktiv die neu konzipierten Programme sind. Sammeln Sie ebenfalls Feedback mit Fragebögen, die sich sowohl auf das Vorhandene (zum Test erstellte Inhalte) als auch auf das Potenzial (Formatvorschläge) beziehen.
Wie Sie diese Nutzerprofile einbinden: Bei Rapidmooc gewähren wir Ihnen gerne einen Blick hinter die Kulissen. Beim Ausprobieren des Studios kommt es häufig vor, dass neue Ideen vorgeschlagen werden, die dank des kollaborativen Aspekts das gesamte Team begeistern und von dem Lerntool überzeugen.
8) Die Einführung ankündigen und die Kommunikation starten
Die Testphasen sind überzeugend und das gesamte Team freut sich auf die Einführung des Tools? Die offizielle Ankündigung sollte von mehreren Personen getragen werden und sich über einen längeren Zeitraum erstrecken. Die Nachricht muss nicht unbedingt revolutionär sein, aber sie muss zumindest begeistern.
Spielen Sie deshalb mit den Codes der Eventkommunikation:
Teaser-Phase: Erzeugen Sie Spannung und streuen Sie Hinweise vor dem Tag X, an dem die Ankündigung erfolgt
Nach der Bekanntgabe: „Übung macht den Meister“, also schlagen Sie regelmäßige Treffen zu diesem Thema vor – besonders, wenn es viele Reaktionen hervorruft. Diskussionen, Brainstormings und Informationsaustausch sind immer willkommen (und werden gerne gesehen!)
Tag X - Reveal: Schlagen Sie einen erfreuten, wenn nicht gar festlichen Ton an! Denn die Ankündigung muss überzeugend sein und sie sollte zufrieden, erleichtert und stolz klingen. (Endlich) haben Sie DIE Lösung für alle Probleme gefunden!
9) Alle Nutzer*innen schulen
Neues kommt gut an, kann aber auch einschüchternd wirken. Daher sollten Sie den Nutzer*innen versichern, dass es für die Schulung mit dem neuen Lerntool einen Zeitplan gibt und dieses schrittweise eingeführt wird.
Rapidmooc-Studios sind zwar eine leicht bedienbare All-in-one-Lösung, doch ihre Installation wird immer durch eine Minischulung begleitet, bei der unter anderem Best Practices vermittelt werden. Zudem wird bei Bedarf eine umfangreichere Betreuung angeboten.
Eine gute Idee: Kompakte, lehrreiche Tutorials zur Verfügung stellen, um den Übergang zu erleichtern und Inspiration zu bieten.
10) Die Ergebnisse auswerten
Wenn Sie ein neues Tool einführen, sollten Sie herausfinden, ob es den eingangs festgelegten Zielen und Erwartungen gerecht wird. Um den Fortschritt zu quantifizieren und zu qualifizieren, sollten Sie einige Leistungsindikatoren im Auge behalten:
Engagement der Lernenden:
Anmeldungen zu Lernprogrammen
Merkfähigkeit
Abgeschlossene Aus-und Fortbildungen
Positives oder negatives Feedback?
Aktivität der Ausbilder*innen:
Anzahl der durchgeführten Schulungen
Produktionskosten
Zeitersparnis
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Rédacteur
